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Dossier : Organisation des connaissances : épistémologie, approches théoriques et méthodologiques

L’organisation des connaissances au cœur de la démarche scientifiqueOrganiser une mémoire pour comprendre et savoir, puis agir et décider avec sagesse

Knowledge Organization at the Core of a Scientific Approach: Organizing a Memory in Order to Understand and Know, Then to Act and to Decide Wisely
Francis Beau
p. 77-103

Résumés

L’organisation des connaissances relève selon nous d’une théorie qui lui est propre, dont les fondements épistémologiques conduisent à élargir le champ scientifique jusqu’à sa dimension philosophique. Afin de fonder nos méthodes sur un cadre théorique légitime, nous pensons nécessaire de distinguer clairement information et informatique, ainsi que organisation et gestion, puis de préciser les concepts de savoir, connaissance et information qui sont nécessaires à la mise en œuvre de pratiques efficaces. Sur cette base théorique, les principes fondamentaux validés par l’expérience d’une méthode d’organisation des connaissances dans une mémoire documentaire partagée peuvent ensuite être développés.

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Texte intégral

1L’organisation des connaissances (OC), plus que jamais imposée par la nécessité de maîtriser une information devenue surabondante, doit être considérée comme une véritable discipline scientifique dont nous souhaitons montrer que les contours, aussi vastes soient-ils, peuvent être néanmoins clairement établis.

2Cette discipline peut en effet reposer sur la base assurément scientifique de pratiques efficaces guidées par des méthodes originales fondées sur un cadre théorique, certes encore imparfait, mais dont nous souhaitons montrer la légitimité en commençant par un effort de normalisation terminologique indispensable pour en décrire l’objet et les applications. Cet effort doit porter tout autant sur la notion de connaissance et sur les concepts qui lui sont associés (signal, savoir, information et document), que sur son organisation qu’il faut bien distinguer de sa gestion (management) ou de son ingénierie informatique.

3La légitimité de ce cadre théorique, ne serait toutefois pas complète si ce dernier ne permettait pas d’élaborer les méthodes destinées à guider des pratiques efficaces pour exploiter nos connaissances dans un environnement numérique désormais incontournable, aussi performant que difficile à maîtriser. À condition de reconnaître au document numérique son rôle essentiel de support universel, dématérialisable mais néanmoins tangible, de la connaissance intangible, nous souhaitons montrer ici que de telles méthodes peuvent être conçues à partir de ce cadre. Les grandes lignes de leur application concrète à la mise en œuvre pratique d’un système d’OC ont été décrites dans un article précédent (Beau, 2010). Le document numérique y constitue l’élément clé d’une mÄ ethode originale de capitalisation des connaissances fondée sur l’alimentation d’une mémoire documentaire partagée. Cette méthode s’inspire de ce que nous pouvons observer du fonctionnement de notre mémoire individuelle, sans faire toutefois appel à ce que nous en disent certaines théories scientifiques de l’information, qui ne considèrent cette dernière que comme l’objet de théories mathématiques appliquées à l’étude des processus de traitement et de transmission du signal.

Science et organisation des connaissances

4Science et OC partagent le même objet, la connaissance, et la même fin, l’efficacité de l’action ou les bonnes pratiques contribuant, pour la science, au développement des techniques et aux progrès de l’humanité. Qu’en est-il alors des moyens ? Autrement dit, existe-t-il une méthode scientifique universelle qui pourrait être d’une quelconque utilité à l’OC, ou bien faut-il, comme nous le pensons, se résoudre à constater qu’il existe autant de méthodes que de disciplines scientifiques, et que l’OC pourrait avoir alors vocation à fédérer l’ensemble dans un élan organique naturel vers une théorie du tout ?

5Sans espérer trancher de manière définitive une question d’une telle portée philosophique, ni même prétendre y apporter une contribution significative, nous pouvons tout au moins tenter d’explorer quelques pistes de réflexion tirées de plus de vingt années de pratique quotidienne de l’OC capitalisées dans une mémoire collective opérationnelle. Devant l’imposante succession de philosophes et de savants qui, de Platon au Cercle de Vienne en passant par Descartes, Kant et bien d’autres, ont travaillé sur la question d’une théorie de la connaissance, nous nous contentons donc de constater, un peu à la manière de Candide, qu’« il nous faut bien cultiver notre jardin » et disposer pour cela de pratiques efficaces que seule la science est en mesure de nous apporter.

6Ce problème de champ scientifique appliqué aux sciences de l’information (SI) a déjà été posé, mais pour Hubert Fondin, l’idée d’une science fédératrice « n’a pas vraiment retenu l’attention des chercheurs » (Fondin, 2006). Faut-il en conclure comme il le propose « qu’aucune science ne peut avoir pour objet un concept aussi extensif que celui d’information » (ou de connaissance) ? Ce n’est pas la thèse défendue, entre autres, par William Goffman qu’il cite, selon lequel « la SI serait une sorte de super-science qui, en s’intéressant à toutes les formes du concept d’information, de sa génération à sa représentation, à sa communication et à son utilisation, unifierait les méthodes, le vocabulaire, les concepts de toutes les sciences qui sont concernées par ces phénomènes » (Goffman, 1970).

7Face à cette difficulté, on peut en effet se demander, comme Hubert Fondin à propos de la SI, si l’OC est bien une science, ou plutôt une ingénierie, voire une technique. Cette question peut en effet sembler pertinente si on se cantonne à la notion d’information stricto sensu, qui ne s’organise pas mais se traite (le simple traitement de l’information relève de l’ingénierie informatique), ou bien encore si on confond son organisation avec sa gestion, qui s’appuie sur des savoir-faire (techniques) relevant de théories spécifiques d’autres champs disciplinaires (management). S’agissant bien de l’OC, la question ne se pose plus, dès lors que l’on s’attache à distinguer très clairement leur organisation de leur « gestion managériale » ou des traitements informatiques qui leur sont appliqués. L’OC relève selon nous d’une théorie qui lui est propre, dont nous souhaitons montrer qu’elle est consubstantielle, et qui lui confère le statut de véritable science.

Science sans conscience n’est que ruine de l’âme

8Sans entrer dans le débat épistémologique sur les critères de scientificité, qui rend la science aussi délicate à définir que ses différentes disciplines sont difficiles à classifier, il nous faut cependant bien partir d’une définition à la fois suffisamment précise pour fonder solidement notre travail, et suffisamment ouverte pour être acceptée de tous.

Nous conviendrons donc qu’une science est un ensemble de connaissances organisées par une théorie associée à des savoir-faire (ou techniques) qu’elle capitalise, au service d’une pratique efficace.

9Une science, c’est donc l’association d’une théorie avec une technique, au service d’une pratique intelligente. Lorsque Rabelais constate que « science sans conscience n’est que ruine de l’âme » (Rabelais, 1532), il ne fait en réalité qu’exprimer ce principe d’association fondamental pour l’humanité qui veut que, sans conscience, la science ne soit que technique sans théorie, savoir-faire sans savoir ou pratique sans sagesse.

10Théoriser, c’est observer (theorein en grec) le monde ordonné (le kósmos grec) ou une partie du monde, en le pensant au moyen de la raison afin d’en appréhender les contours et avoir ainsi prise sur lui, pour agir avec sagesse en décidant avec discernement. La théorie permet d’éclairer la pratique ou l’action consciente afin d’acquérir des savoir-faire (techné en grec). Lorsqu’elle se développe seule, sans éclairage théorique, en dehors de toute conscience individuelle ou collective, la technique, comme cela peut sembler le cas actuellement des technologies numériques, ne peut donner naissance qu’à une pseudo-science qui, sans conscience, ne serait que ruine de l’âme.

Organisation des connaissances et théorie de l’information

11L’OC est incontestablement liée à la maîtrise d’une information désormais surabondante. Mais celle-ci passe par des pratiques qui vont bien au-delà du simple traitement de signaux numériques organisés par des algorithmes, comme pourrait le laisser croire une certaine vision technicienne de la science moderne fondée sur l’idée qu’une théorie scientifique doit permettre de faire des prédictions vérifiables.

12Il faut introduire ici la notion d’information intelligible (ou intellectualisée), que nous distinguons du simple signal élémentaire et de l’information procédurale, par sa mise en forme verbale caractéristique de la pensée humaine. Portée par une langue et pilotée par la raison, nous verrons plus loin qu’elle se capitalise dans notre mémoire déclarative pour constituer une connaissance explicite permettant d’accéder à un savoir intellect uel. Ce dernier diffère des savoir-faire physiques, comme de tous les savoir-faire automatiques naturels ou artificiels (inculqués à des machines programmables) qui font l’objet de l’informatique, de l’automatique, de la systémique ou de la cybernétique. Ceux-ci procèdent d’une connaissance tacite, acquise et restituée automatiquement par une mémoire implicite ou artificielle à partir d’un ensemble de signaux élémentaires et d’informations procédurales ayant pour fonction de gérer des interactions entre éléments d’un système (cybernétique, informatique, biologique...).

13L’étymologie du mot informatique associant l’extrême complexité du concept d’information à une simple technique de mise en œuvre d’automates est révélatrice de la vision particulièrement réductrice que le XXe siècle nous a léguée de la notion d’information. Le mot informatique est en effet « un néologisme adopté par l’Académie Française en 1967 pour désigner la ‘science du traitement de l’information’ » (Volle, 2006). En réalité, cette discipline qui repose sur le calcul et le développement d’algorithmes destinés à mettre en œuvre des automatismes, demeure une simple ingénierie à vocation technique.

14Ainsi, toute théorie de l’information qui se limiterait au seul traitement de l’information procédurale ne nous sera pas d’un grand secours pour le développement d’une théorie de l’OC. C’est en particulier le cas de toutes celles issues de la théorie mathématique de la communication de Claude Shannon, « souvent popularisée sous le nom de ‘théorie de l’information’, et encore considérée comme ‘la base du concept dit scientifique d’information’ » (Beau, 2010).

Vers une théorie de l’organisation des connaissances

15Allant bien au-delà de ces théories mathématiques de la communication, qui tiennent lieu actuellement de théories de l’information, la théorie que nous appelons doit donc s’intéresser au concept d’information intelligible. Une telle théorie, associée à des techniques performantes d’organisation des connaissances, de capitalisation et de partage des savoirs, constituerait alors une véritable science, qui aurait pour objet l’information intelligible (c’est-à-dire tout ce que manipule la pensée humaine), pour moyen, des techniques d’organisation des connaissances fondées sur la raison, et pour objectif, le savoir, pour agir avec efficacité (les bonnes pratiques), c’est-à-dire la sagesse.

16La question d’une théorie unifiée de l’OC serait donc une question philosophique, ayant « le tout pour objet, la raison pour moyen, et la sagesse pour but » (Comte-Sponville, 2001). Pratique théorique (mais non scientifique), elle échapperait alors à la science. Mais comment atteindre la sagesse sans faire appel à la science ? La révolution industrielle a engendré une vision quasi-technicienne de la science qui se veut un ensemble de connaissances collectivement reconnues, et se cantonne ainsi souvent dans une sorte de rationalisme attribuant à la raison humaine la capacité de connaître et d’établir une vérité à caractère universel.

17Pourtant, jusqu’au XIXe siècle, la philosophie est bien cette part de la connaissance qui regroupe l’ensemble de la science (de l’homme et de la nature, théorie et technique), telle que nous la montrent les encyclopédistes dans leurs différents systèmes figurés des connaissances humaines, dont un aperçu nous est donné dans « la planche intitulée ‘Système figuré des connoissances humaines’ tirée du Tome I de l’Encyclopédie d’Yverdon » (Beau, 2012). La science est un ensemble de connaissances procédant de la pensée rationnelle pour atteindre une sagesse, qui ne doit pas se limiter à la sagesse pratique (phronèsis) garante d’efficacité dans l’action, mais doit s’étendre à la sagesse théorique (sophia), capacité de savoir pour éclairer son jugement et décider en toute sérénité, l’ensemble (théorie + pratique) permettant d’agir avec discernement. Bien juger pour bien faire disait Descartes de la philosophie. Si l’on veut bien envisager la science ainsi, il devient alors difficile d’en exclure la philosophie qui est alors de nature à englober toutes les disciplines reconnues comme scientifiques.

18Si depuis quelques décennies, l’homme, tel un apprenti sorcier semble parfois dépassé par un progrès scientifique dont il ne maîtrise plus certains effets pervers, c’est que ce progrès manque d’une unité d’ensemble que seule peut lui apporter cette science qui pense le monde au moyen de la raison pour agir avec sagesse. Selon nous, cette unification théorique doit réunir toutes les disciplines scientifiques dont la prolifération s’accélère sous le règne d’une technique triomphante. Elle doit y rassembler également les sciences cognitives et autres sciences de l’information et de la communication , ces ensembles nouveaux imposés par une technologie galopante sans base théorique suffisamment unifiée, ainsi que l’épistémologie, à la fois philosophie des sciences et théorie de la connaissance, jusqu’à la métaphysique qui, si elle ne peut permettre de maîtriser le monde comme la physique permet de maîtriser certains phénomènes naturels grâce aux prédictions qu’elle rend possible, permet tout au moins de penser ses contours et d’avoir ainsi prise sur son enveloppe.

19À condition de l’élargir à sa dimension philosophique jusqu’à être en mesure de rassembler les fondements théoriques des sciences cognitives et des sciences de l’information, cette unification théorique de l’OC pourrait reposer sur cette véritable théorie de l’information, base incontestée de la connaissance et de la pensée consciente, associée à des méthodes et des techniques performantes d’organisation.

Fondements théoriques : des mots pour penser les concepts

20« Toute connaissance repose sur un langage qui conditionne le rapport au monde visé par la connaissance » (Bachimont, 1994).

21Partant d’une expérience pratique de mise en œuvre d’un espace partagé de capitalisation des connaissances reposant sur « l’organisation d’une mémoire commune » (Beau, 2010, 181-184), nous avons donc été confrontés à l’impérieuse nécessité d’engager un approfondissement théorique destiné à permettre le perfectionnement des techniques et, in fine, l’amélioration des pratiques d’exploitation de l’information. L’objectif était de concevoir les outils méthodologiques nécessaires à une adaptation au travail d’équipe en réseau et à la mise en œuvre d’un véritable système d’information qui ne se réduise pas à un système informatique. Celui-ci doit en effet s’émanciper du primat technologique imposé par l’informatique, en l’absence de développements théoriques et méthodologiques adaptés à l’organisation, à la tenue à jour et à l’exploitation de connaissances réunies dans une mémoire opérationnelle partagée.

22Il n’est pas question d’ignorer ni encore moins de mettre en cause les nombreux outils théoriques et méthodologiques que l’OC a développé depuis de nombreuses années, et qui ont tous leu r usage avéré (bibliothéconomie, documentation, archivistique, intelligence artificielle) dont rend compte une abondante littérature, mais il serait trop long ici, et hors de notre propos, de les passer en revue de manière exhaustive. Force est de constater qu’ils ne suffisent pas pour parvenir à une maîtrise de l’information efficace dans un environnement soumis à de fortes contraintes souvent contradictoires en matière de volumes et d’accessibilité d’une part, de réactivité et de fiabilité d’autre part, ou encore parfois de partage et de sécurité. Il s’agit pour nous de garantir la pertinence de l’information et la mise à disposition en temps voulu et en toute sécurité des connaissances utiles à un domaine d’activité donné, actualisées au fil du temps dans une mémoire opérationnelle partagée, en perpétuelle évolution. La tendance lourde, qui consiste depuis une vingtaine d’années à se tourner, sans grand succès mais faute de mieux, vers l’informatique (bases de données structurées, bases de connaissances, moteurs de recherche), pour résoudre ces problèmes dépassant très largement les simples capacités de traitement de signaux numériques organisés par des algorithmes, suffit à attester de la réalité de ce constat.

23La grande diversité des disciplines scientifiques s’intéressant de près aux concepts abordés par l’OC (sciences cognitives, SIC, documentation), ne permet pas à l’heure actuelle de disposer d’une référence conceptuelle et terminologique commune incontestable. Dans sa thèse de doctorat, Jean-Paul Pinte consacre plus de 40 pages à passer en revue les différentes acceptions du concept d’information et des notions de savoir, de connaissance et de document, puisées dans une littérature balayant l’ensemble des disciplines qui en ont l’usage, du droit à la physique en passant par les sciences de l’information, l’informatique et la cybernétique (Pinte, 2006). De cette somme, on ne peut que tirer le constat d’une grande diversité des approches, due à l’immense variété des contextes scientifiques et professionnels concernés. Or, théoriser c’est en premier lieu poser les définitions des concepts manipulés dont on observe la traduction concrète dans la réalité, pour en organiser la pratique et en décrire les techniques ou les savoir-faire associés destinés à en garantir l’efficacité.

24Aucune unification théorique ne semble donc possible sans entente préalable sur un vocabulaire précis et incontestable. Il s’agit de caler émetteurs et récepteurs du processus de communication complexe que constitue l’élaboration d’une pensée scientifique, dans le référentiel commun univoque d’un langage scientifique circonstancié. Nos premiers efforts théoriques se limitent donc très modestement à tenter de poser, sur la base de réalités observées, un certain nombre de définitions précises des notions de signal, d’information, de connaissance, de savoir et de document, nécessaires à l’exercice quotidien des métiers d’exploitation de l’information dont nous souhaitons pouvoir décrire les savoir-faire (volet pratique) et adapter les modes opératoires (volet méthodologique).

25Ces définitions ne se veulent pourtant en aucun cas définitives et doivent être considérées comme des propositions sus ceptibles de contribuer à fixer un vocabulaire qui, pour être abondamment utilisé dans le langage courant, doit incontestablement être précisé. En l’absence d’une terminologie normalisée pour fonder les développements théoriques dont nous constatons le besoin, nous sommes ainsi contraints d’en proposer une ébauche qui, si elle n’a pas de valeur scientifique reconnue, n’en est pas moins nécessaire à la pratique des métiers d’exploitation de l’information. Même si les définitions proposées ici ne peuvent donc en aucun cas prétendre à une quelconque universalité dans le contexte scientifique actuel, elles doivent être incontestables en tant qu’hypothèses de travail clairement établies comme telles, afin d’assurer à nos énoncés méthodologiques l’intelligibilité indispensable à leur compréhension.

Signal, information, connaissance et savoir

26« Ce qui change peut-être le plus fondamentalement aujourd’hui c’est le statut que l’on accorde au savoir et le développement d’une confusion grave entre savoir, information et connaissance » (Caspar, 1999).

27Dans la logique de tout ce qui précède, nous laisserons l’information procédurale et le simple signal à la cybernétique et à l’informatique, pour ne nous intéresser qu’à l’information intelligible qui procède d’une connaissance explicite et s’exprime par le verbe. Il nous faut cependant tout de même partir du signal qui est la condition sine qua non de toute observation sans laquelle il ne peut y avoir ni savoir, ni connaissance susceptible d’engendrer une quelconque pensée.

28Les définitions volontairement simplifiées à l’extrême qui apparaissent dans le schéma de la figure 1 permettent de mieux comprendre le double mouvement qui s’organise autour de la notion d’information, à la fois restitution d’un savoir acquis précédemment et formalisation d’un nouveau signal participant à la genèse d’une connaissance plus élaborée.

Figure 1 : processus de perception du signal –

« du savoir au savoir »

29À partir de cet enchaînement, il est possible de préciser les définitions pour les situer dans l’espace cognitif (objet, sujet, idée) et dans le temps, en observant (figure 2) le processus d’interprétation qui permet d’établir un lien faisant sens entre le fait observé, la représentation mentale du signal qui le porte et la restitution d’une information intelligible.

Figure 2 : processus d’interprétation –
« du signal à l’information intelligible »

30Le sens, dont nous souhaitons observer le cheminement jusqu’à sa restitution en information, s’identifie à un « effet produit par la réception du signal » chez un sujet (Atlan, 1977).

Un signal est la manifestation physique d’un fait porteur de sens.

31C’est un objet physique (le fait) lié à un objet conceptuel (son sens). Étant solidaire du fait qu’il manifeste, le signal est nécessairement situé dans le temps (lié à l’instant ou daté). Il est en revanche, par nature, indépendant de tout sujet susceptible de l’observer. Le signal est un agent de communication : il se communique.

Le savoir est un enregistrement de l’effet produit par un signal sur un sujet dans sa mémoire, qu’il soit ou non suivi d’une réaction apparente.

32Le savoir est la rencontre d’un signal avec un lecteur qui lui donne sens (sujet sur lequel il produit un effet). C’est l’enregistrement par la mémoire (phénomène physiologique) d’une représentation mentale qui fait sens (l’effet produit) et correspond à une appropriation du signal par un sujet. Le savoir est, par nature, subjectif : il est intrinsèquement lié à un sujet apprenant. C’est un objet virtuel (l’enregistrement) dont la réalité physique ne peut se manifester tant qu’il n’a pas été restitué. Le savoir inscrit dans la mémoire un nouveau signal virtuel qui se sépare physiquement de la manifestation du fait dont il représente le sens. Il est indépendant de la réalité physique du fait, comme de l’instant de sa manifestation : en ce sens, il est intemporel. Il reste néanmoins conceptuellement solidaire du fait dont il représente plus ou moins fidèlement la manifestation, et de son sens dont il est le reflet et qu’il emporte. Le savoir a vocation à se transmettre ou s’échanger par communication du signal virtuel mémorisé qui peut être restitué physiquement par formulation d’une proposition (voir plus bas la notion d’information).

La connaissance est une composition réalisée par intégration de savoirs élémentaires, permettant d’établir entre eux un lien qui les fédère en leur donnant un sens nouveau, engendrant ainsi un nouveau savoir.

33C’est un objet conceptuel qui intègre des signaux virtuels faisant sens, inscrits dans une mémoire. La connaissance se confond totalement avec son objet conceptuel (une composition d’enregistrements représentant un objet physique) dont elle intègre le sens qu’elle emporte. Elle a ainsi vocation à se détacher du sujet l’ayant composée pour se partager par l’intermédiaire d’un nouveau signal virtuel correspondant au nouveau savoir qu’elle engendre. La connaissance est intrinsèquement liée à l’objet connu qu’elle décrit, mais elle est indépendante du sujet connaissant dont elle a la faculté de se séparer : elle est objective au sens de Popper, « connaissance sans connaisseur ou connaissance sans sujet connaissant » (Popper, 1998). La connaissance se situe dans le temps de la même manière que l’objet connu qu’elle décrit. Elle est en outre intrinsèquement inscrite dans l’instant de sa composition, mais se trouve en même temps liée à l’instant de chaque signal que les informations qu’elle intègre représentent. Son rapport au temps est donc multiple. Elle s’acquiert, se capitalise et se partage.

34La connaissance peut être conçue collectivement : c’est là tout l’enjeu de l’organisation des connaissances.

Une information est la restitution physique de savoirs ou de la connaissance qui les intègre, « en forme » de nouveau signal.

35S’agissant d’information intelligible, cette restitution formelle est une proposition c’est-à-dire l’énoncé (construction linguistique) d’un jugement (construction intellectuelle).

36Corollaire : Pour qu’une proposition soit une information, il faut et il suffit qu’elle produise un effet sur un sujet (savoir).

37Sans effet produit sur un sujet, l’information n’est plus une information, mais un simple signal dont le sens se perd. Sa qualité essentielle n’est donc pas sa véracité (une proposition, qu’elle soit vraie ou fausse, est une information pourvu qu’elle ait un effet sur un sujet), mais sa pertinence (cf. définition plus loin) qui s’apprécie au regard de l’effet produit sur un sujet, donc du besoin de sens qu’elle satisfait. L’information procède du savoir et résulte ainsi de la rencontre entre un signal et un lecteur qui lui donne sens.

38C’est un objet conceptuel (la connaissance), qui procède de l’intégration de différents signaux virtuels (savoirs) liés entre eux pour faire sens, porté par un objet physique (sa restitution formelle). Comme les savoirs qu’elle intègre, l’information est physiquement indépendante de la manifestation physique des faits dont ils sont une représentation mentale. Comme la connaissance dont elle est la restitution, l’information est également physiquement indépendante du sujet connaissant, mais comme les savoirs dont elle intègre le sens, elle lui reste intrinsèquement liée. Elle a donc pour caractéristique essentielle l’a uteur (personne physique ou morale) du savoir qu’elle restitue. L’information se situe dans le temps comme le fait dont elle est la manifestation (la restitution du savoir). L’information se diffuse.

Conséquences des définitions

Pertinence de l’information

39Une information est jugée pertinente au regard du besoin de savoir qu’elle satisfait.

Par convention, nous dirons d’une information qu’elle est pertinente si elle suffit à produire un effet sur un sujet (qu’il soit ou non suivi d’une réaction apparente).

40Corollaire : Pour qu’une information soit pertinente, il faut et il suffit que la proposition qu’elle restitue soit suffisamment complète pour faire sens et satisfaire ainsi un besoin de savoir reconnu.

41Par exemple, la proposition suivante indiquant que « le 29 Mai 1453 est un mardi », sans faire référence au calendrier utilisé (Julien ou Grégorien), n’apprend rien au sujet qui la reçoit sur lequel elle ne peut donc avoir aucun effet (elle ne fait pas sens et ne satisfait aucun besoin de savoir reconnu). De manière analogue, on peut dire que si cet article ne suffisait pas pour satisfaire un besoin de savoir reconnu, s’il ne permettait pas par exemple d’envisager de meilleures pratiques, l’information qu’il restitue ne serait pas pertinente.

Transmission du savoir et partage de la connaissance

42À la fois signal virtuel élémentaire produit par l’enregistrement d’une représentation mentale de la manifestation d’un fait, et émanation par nature subjective d’une connaissance objective, le savoir constitue le point de départ en même temps que l’aboutissement du processus de transformation en information intelligible d’un signal observé. Il se construit dans une mémoire, lieu virtuel d’acquisition des connaissances par intégration de savoirs élémentaires, et se transmet par le biais d’une restitution formelle, l’information, qui se diffuse par communication du nouveau signal ainsi émis.

43Le savoir correspond à une appropriation de l’information, et de la connaissance qu’elle restitue. C’est cette appropriation par un sujet apprenant qui permet à l’information désormais érigée au statut de savoir de se manifester comme u n fait en soi générant ainsi un nouveau signal susceptible d’être communiqué et de participer à la diffusion de l’information et à la transmission du savoir. Sans référence au sujet connaissant (son auteur) auquel le statut de savoir renvoie intrinsèquement ni à l’instant de sa restitution, l’information perd non seulement son statut de savoir, mais également celui de connaissance et, par voie de conséquence directe, sa capacité à être diffusée, à se manifester comme un fait en soi communicable et à s’intégrer dans quelque mémoire que ce soit pour se capitaliser et se partager.

44Pour pouvoir être partagée, la connaissance doit donc passer par l’état de savoir qui correspond à une appropriation d’un signal virtuel par un sujet apprenant (inscription dans sa mémoire). L’information qu’elle restitue peut alors être validée par une pr ise de responsabilité de son auteur à l’instant de sa restitution. Mais cette validation par son auteur de l’information diffusée, qui peut nécessiter d’être élargie, dans le domaine scientifique par exemple, à une « reconnaissance par les pairs », mérite désormais d’être adaptée.

45En effet, après de nombreux siècles de pratique, la transmission des savoirs par l’intermédiaire du document papier écrit, qui succède à la tradition orale, est parfaitement maîtrisée. La prise en compte rigoureuse des références au sujet connaissant (l’auteur) et à la date de restitution (publication) de l’information, suffit en effet à attester de la validation de l’information par une instance autorisée au moment de son émission. L’arrivée des nouvelles technologies électroniques, puis numériques, bouleverse la donne. Les échanges ne se limitent plus à la transmission des savoirs, mais peuvent être désormais étendus au partage des connaissances capitalisées dans des mémoires artificielles accessibles en réseau.

46La notion de validité des savoirs transmis doit ainsi être adaptée à une mise à disposition directe de la connaissance, dont la validation s’avère plus complexe. En effet, nous avons vu à propos de la connaissance que son rapport au temps était multiple : elle s’inscrit dans le temps comme l’objet connu qu’elle décrit, mais se trouve également intrinsèquement liée à l’instant de sa composition, qui n’est pas forcément celui de sa consultation par un tiers. Ceci nous a incité à envisager une nouvelle forme de validation adaptée à la consultation directe de la connaissance par des tiers, que l’on a désigné par le terme « homologation ». Cette homologation est destinée à attester de la pertinence de la connaissance au regard d’un besoin de savoir qui peut être conjoncturel, alors même que l’on ne maîtrise ni le public touché, ni le moment de la consultation.

Capitalisation et partage des connaissances

47De longues années d’une pratique difficile du partage des connaissances nous ont progressivement convaincu que seule une organisation rigoureuse des connaissances capitalisées dans une mémoire documentaire partagée était susceptible de garantir la pertinence de l’information restituée (et également la sélectivité de son partage). Cette organisation passe par l’acceptation préalable des définitions qui précèdent et de leurs conséquences en termes de partage.

48Étant en partie immatérielle (elle porte en elle un objet intangible : la connaissance), l’information est d’une certaine manière inaliénable : elle ne peut être cédée (abandonnée), tant à titre gratuit qu’onéreux, pas plus qu’elle ne peut être retirée ou détruite. Mais elle peut appartenir de manière intangible à quelqu’un (propriété intellectuelle) et peut être partagée sous forme de connaissance, ou échangée après avoir acquis le statut de savoir. Elle existe conceptuellement, indépendamment du signal qu’elle porte (objet physique), dont elle est une représentation abstraite, et de sa restitution physique (expression physique d’une représentation mentale), qui seule peut s’acquérir (appropriation du savoir) après intégration des savoirs en connaissance et se partager dans une mémoire. Sa recherche passe par la formulation d’une question qui « donne forme » à sa part immatérielle en lui reconnaissant déjà un début d’existence conceptuelle liée à un objet (connaissance) sur laquelle viendra s’ajuster (pertinence) sa restitution formelle émise par un sujet pensant (savoir), en réponse à la question.

49Cette dualité de la notion d’information, à la fois représentation mentale abstraite et formulation intelligible concrète, fait de son exploitation une fonction intellectuelle complexe dont la réussite repose sur sa capacité à concilier l’essence immatérielle du produit avec sa restitution physique. Le lieu conceptuel de cette conciliation est la mémoire qui opère une capitalisation des connaissances après recueil de l’information. Son lieu physique est le document, désormais numérique, et le dossier qui l’accueille en justifiant la pertinence d e l’information contenue par la rencontre avec un besoin de sens qu’il organise.

Document, dossier, mémoire et organisation des connaissances

Le document numérique

50Les métiers de la documentation donnent du document les définitions suivantes : « 1. Tout élément de connaissance ou source d’information, quel que soit le support utilisé. 2. (ISO) Ensemble formé par un support et une information, généralement enregistré de façon permanente, et tel qu’il puisse être lu par l’homme ou la machine » (Accart et Réthy, 2008). Ces définitions s’avèrent trop étendues pour pouvoir être utiles à l’usage que nous avons du document.

51Le terme document vient du latin documentum « enseignement, démonstration », dérivé de docere « faire apprendre, enseigner ». Les théories de l’information et de la communication envisagent deux approches différentes du concept de document, selon que l’on se place du point de vue du producteur d’information ou de celui du consommateur. Si l’on se place du point de vue du consommateur, tout objet devient potentiellement un document, et on peut dire alors qu’un document n’est réellement document que lorsque que quelqu’un l’interroge. De nombreux travaux sur le concept de document retiennent cette approche : « le document nécessite d’avoir rencontré au moins un lecteur pour devenir tel » (Leleu-Merviel, 2004). Néanmoins, si l’on s’attache à l’étymologie, en toute rigueur, la notion d’enseignement ou plus encore celle de démonstration implique une intention d’enseigner ou de montrer de la part d’un « enseignant », ce qui enlève au document tout caractère fortuit, et élimine la deuxième approche qui ne tiendrait compte que du récepteur dans une logique de recherche d’information.

52Le document, support d’information dans une communication formelle, est selon nous indépendant de l’utilisation qui peut en être faite par le récepteur. Il est en revanche inséparable de son « créateur » qui l’a conçu dans l’intention de transmettre un « enseignement », et certains professionnels de la documentation prennent avec raison le parti de ne considérer que les « documents formels » (cf. Duplessis et Ballarini-Santonocito, 2007), à savoir ceux issus d’un processus d’élaboration avec l’intention de communiquer une information sur un support donné.

53Dans un souci d’efficacité pratique, nous retiendrons donc cette approche.

Un document est un support physique sur lequel est consignée une information intelligible destinée à être communiquée.

54Corollaire : pour qu’un support d’information quel qu’il soit ait droit au statut de document, il faut et il suffit que sa fonction première soit de communiquer l’information intelligible qu’il porte.

55« Le numérique bouscule profondément la notion de document » (Pedauque, 2003). À l’origine support d’une information graphique ou écrite, seule susceptible d’être enregistrée et stockée et donc essentiellement textuelle, le document s’est peu à peu diversifié. Avec l’arrivée de l’électronique, les sons et les images sont devenus des informations susceptibles d’être gravées ou enregistrées, et donc d’être véhiculées par des supports physiques (disques vinyles, bandes magnétiques). Le document s’est ainsi élargi, au-delà du papier traditionnel support privilégié de l’information graphique, à d’autres types d’informations (sons, images), et à leurs supports électroniques.

56Devenue elle aussi numérique, l’information graphique (en particulier le tex te) peut être désormais enregistrée sur le même support numérique que tout autre élément d’information sous quelque forme que ce soit (image, bande sonore, données multimédias ou signaux électroniques) qui sont tous également reproductibles sous forme numérique. Le document devient numérique et a ainsi la capacité de réunir sur un seul et même support toutes sortes d’informations susceptibles d’être véhiculées physiquement, et en particulier toutes celles apparues depuis l’invention de l’électronique, dont le traitement ne pouvait plus se satisfaire du support papier.

57Cette sorte de dématérialisation du document qui en réalité n’en est pas une (un fichier numérique reste d’une certaine manière un support physique que l’on peut détruire physiquement), mais confère au document numérique un statut virtuel que le papier n’avait pas, le rapproche ainsi de la connaissance immatérielle qu’il transporte et de sa restitution formelle dans un texte. En particulier, la notion d’appropriation que l’on a associée à celle de savoir s’applique également au document, dont on verra qu’il peut servir de support au prolongement de notre mémoire individuelle dans une mémoire collective.

58Cette notion d’appropriation est néanmoins particulière dans le cas du document numérique. Très liée en effet à sa double nature physique et virtuelle, elle n’est pas de même nature que l’appropriation d’un bien matériel classique tel que le document papier, pas plus qu’elle ne peut s’assimiler à la notion juridique de propriété intellectuelle, puisque l’appropriation d’un document n’implique en rien la propriété intellectuelle de son contenu. C’est cette appropriatio n qui fait pourtant toute la spécificité du travail de capitalisation des connaissances dans une mémoire documentaire et conditionnera en particulier le choix des outils.

59Dans un outil de gestion électronique des documents (GED) classique, l’acquisition (donc le choix ou la sélection de l’information) est confiée soit à un opérateur de saisie lorsqu’elle est manuelle, soit à un automatisme, tandis que la suppression ne peut être que mécanique, en fonction d’une date de péremption. Pour que l’entrée et la sortie des documents dans le système puissent être maîtrisées, il faut que les experts des thèmes traités par les documents en question puissent en assumer la responsabilité intellectuelle en s’appropriant physiquement les documents. Sans cette responsabilité exercée par des experts des domaines traités, le système risque de passer à côté des « signaux faibles », et sera condamné en même temps à expulser des documents de manière aléatoire (purge automatique en fonction de l’âge par exemple), ou à accumuler une documentation pléthorique et, à terme, à exploser.

Le dossier numérique

60Les outils de GED classiques présentent un autre défaut car ils ne permettent l’accès aux documents que virtuellement, à partir de « requêtes » libres ou formalisées sur la base de plans de classement, de thésaurus ou de mots-clés formatés. Or, le travail de capitalisation des connaissances dans une mémoire collective ne peut pas se satisfaire de ce seul type d’accès qui nécessite de connaître à l’avance avec un minimum de précision l’objet recherché.

61La méthode de capitalisation que nous préconisons passe par l’utilisation de dossiers numériques présentant les mêmes caractéristiques en matière d’appropriation que les documents numériques. Cette notion de dossier numérique constitue, après le document numérique, le deuxième élément clé de notre système d’information. Le dossier numérique est ainsi un moyen sûr de présenter en consultation directe un ensemble de connaissances documentaires à un tiers, qu i s’apparente à la publication d’une page web avec néanmoins des différences sensibles en matière de souplesse d’alimentation et de partage ou d’échanges. Ce mode de mise à disposition diffère très sensiblement de l’interrogation d’une base documentaire à partir de requêtes via un moteur de recherche et pourrait être comparé à la présentation des marchandises d’un supermarché dans des gondoles, par opposition à des requêtes faites à un magasinier derrière son comptoir. Dans le premier cas, l’adéquation du produit recherché au besoin est facilitée par une exposition visuelle de nature à permettre un choix plus adapté. Dans le second, cette adéquation est fonction de la capacité du client à exprimer clairement son besoin (ce qui n’est pas toujours facile) et de l’intelligence du magasinier qui dans notre cas (moteur de recherche ) serait un automate.

62Parfaitement maîtrisées donc, dans un cadre de travail individuel qui était la règle avant l’apparition des réseaux numériques, ces méthodes de capitalisation que nous avons mises en œuvre sont basées sur la constitution de dossiers thématiques individualisés réunissant trois types d’informations (documentation source, fiches ou documents de travail, publications). Ces méthodes s’accommodant mal des systèmes de GED classiques, un outil de gestion électronique des dossiers a donc été développé pour expérimenter notre concept et les méthodes de travail associées fondées sur nos pratiques courantes d’exploitation. Assimilé à une « armoire électronique », cet outil se rattachant à des objets concrets de notre espace physique (classeurs, dossiers) associés à des comportements et des modes de travail courants, assure un accès facile et sécurisé à l’organisation de la mémoire centrale, et s’adapte ainsi parfaitement à nos méthodes d’exploitation de l’information.

63Le dossier numérique est un support donnant accès à un ensemble de documents numériques, réunis parce que leur contenu a été jugé pertinent par un expert en charge de son suivi au regard du besoin de sens qu’il satisfait (savoir) et qui fait l’objet du thème du dossier. Il est le lieu de rencontre entre le signal observé et un lecteur expert du thème abordé qui lui donne sens.

64Ce thème commun à tout ou partie du contenu de chaque document présenté dans le dossier (source, travail ou publication) constitue son intitulé auquel est affecté un index (numéro d’un plan de classement par exemple). Les index attribués aux documents capitalisés (indexation) caractérisent leur contenu et garantissent leur apparition dans les dossi ers correspondants dont les « propriétaires » (experts du domaine) sont seuls à pouvoir modifier la présentation (ordre d’apparition par exemple) dont ils assument la responsabilité.

65L’information capitalisée est donc contenue dans des documents numériques indexés conformément à un plan de classement, dans des dossiers dont la « propriété » est attribuée à un expert qui assume la responsabilité d’admission, de suppression, de présentation, d’accessibilité et de tenue à jour des documents. C’est la méthode d’organisation des connaissances, dont les principes reposent sur les bases théoriques décrites ici, qui doit permettre à l’expert d’exercer efficacement dans chaque dossier cette responsabilité de tenue à jour d’une documentation opérationnelle pertinente et actualisée.

66Réunis en dossiers, structurés à l’aide de plans de classement élaborés à l’aide d’un référentiel documentaire commun, les documents sont ainsi gérés dans des bases de connaissances, véritables « outils d’exploitation » auxquels correspond une méthode de travail commune. Cet « outil méthodologique » expérimenté sur des thématiques particulières, nous a permis de vérifier ses capacités à constituer une aide à l’analyse et à la synthèse, en même temps qu’un outil d’échange et de partage. Il est ainsi adapté à la fois à l’évaluation et à l’inventaire des objets investigués, au suivi de leur investigation, ainsi qu’à la composition, à la mise en perspective et à la présentation des arguments utiles aux décisions nécessaires à leur traitement. Il repose sur un plan dont le triple rôle de présentation, d’inventaire et de coordination est intégralement mis à profit, pour permettre aux dossiers de remplir pleinement leur rôle de « lieu de rencontre » entre un signal observé et ce besoin de savoir dont il permet de dresser l’inventaire, de coordonner la satisfaction et de présenter la réponse (cf. Beau, 2010, 181-185).

Mémoire individuelle et mémoire documentaire collective

67« L’organisation de la mémoire est au cœur de la problématique qui rend si difficile la conception d’un système d’information efficace » (Beau, 2009).

68La langue, ce « medium par lequel les connaissances humaines du monde se conservent, se transmettent et se transforment », selon Saussure (cité par Bronckart, 1998), constitue l’instrument privilégié de mise en œuvre d’une mémoire collective permettant de capitaliser, d’interpréter des informations et de communiquer des savoirs pertinents. Considérant que la langue a ainsi constitué le premier véritable système d’information utilisé par l’homme, nous avons postulé que l’organisation d’une mémoire commune en réseau pouvait être conçue à partir d’une modélisation des processus à l’œuvre dans l’élaboration des savoirs.

69La mémoire est le lieu d’élaboration de la connaissance : chaque nouvelle information y est mise en relation avec l’ensemble des connaissances accumulées afin d’établir des liens entre le signal qui la porte et une nouvelle représentation mentale plus élaborée. Le travail de la mémoire est un travail de capitalisation.

70Les neurosciences distinguent généralement la mémoire implicite, au sein de laquelle s’élabore une connaissance implicite ou tacite (qui n’est pas formellement exprimée), de la mémoire déclarative (ou explicite) au sein de laquelle s’élabore une connaissance explicite ou consciente (formellement exprimée par une réflexion consciente). Seule cette dernière intervient dans l’élaboration des savoirs intellectuels. Ces deux aspects de la mémoire étant néanmoins totalement imbriqués, le fonctionnement de l a seconde est indissociable de celui de la première, et les deux méritent donc d’être examinées avant d’envisager d’élargir leur modélisation à l’organisation d’une mémoire documentaire commune.

71Le fonctionnement de la mémoire peut être modélisé par l’imbrication de deux cercles concentriques représentatifs des mémoires implicite et déclarative.

Figure 3 : mémoires implicite et déclarative

72Le signal observé s’inscrit dans la mémoire implicite pour composer une connaissance tacite délivrant un savoir-faire susceptible de se transformer en action réflexe (réactivité optimale) ou d’être restitué dans la mémoire déclarative (deuxième cercle) en information intelligible pour intégrer une connaissance explicite et délivrer un savoir intellectuel. Ce dernier permet soit de guider l’action réfléchie en apportant sa pierre à l’élaboration de la décision consciente (intelligibilité optimale), soit de contribuer à une réflexion plus approfondie en retournant dans le cycle pour restituer une nouvelle information intelligible enrichissant la connaissance explicite mémorisée.

73Mais ce savoir intellectuel peut également s’inscrire dans une mémoire documentaire partagée dont le fonctionnement peut être conçu selon un modèle similaire, dans le prolongement du cycle précédent.

Figure 4 : mémoire documentaire

74Le savoir intellectuel issu du cycle précédent peut en effet être restitué en information documentaire manifestée par un nouveau signal. Celui-ci pourra s’inscrire de manière analogue dans un document (mémoire documentaire factuelle) pour composer une connaissance ponctuelle délivrant un savoir instantané susceptible d’être restitué en information homologuée dans un dossier (deuxième cercle : mémoire documentaire thématique). Cette restitution pourra se faire soit par mise à disposition en consultation directe afin d’apporter à la communauté professionnelle partageant cette mémoire documentaire un éclairage pertinent adapté à la conduite de l’action (réactivité optimale), soit, après nouvelle intégration en connaissance organisée délivrant un savoir conjoncturel restitué en information validée, par diffusion à des destinataires ciblés pour apporter à leur action un éclairage conjoncturel (appréciation d’une situation spécifique) adapté à l’élaboration de la décision stratégique (intelligibilité optimale).

Conclusion

75À partir du document numérique, dont le « rôle essentiel de véhicule universel de la connaissance et des savoirs en fait l’élément clé de notre mémoire commune » (Beau, 2010), et du dossier qui l’accueille, nous avons modélisé une mémoire documentaire qui fonctionne comme une extension physique de notre mémoire individuelle, permettant ainsi la mise en partage dynamique d’un espace de capitalisation des connaissances (base de connaissances) et de transmission des savoirs, à la fois réactif et prospectif.

76Les développements récents de l’informatique ont pu laisser croire un temps que ses outils suffiraient à satisfaire les besoins en matière d’organisation des connaissances, mais l’expérience de ces vingt dernières années nous a montré qu’il n’en était rien. Les nombreux échecs de systèmes informatiques présentés comme systèmes d’information plaident en faveur d’une réorientation des efforts en matière de conception de ces systèmes, prenant acte du fait informatique et de la révolution numér ique qui le caractérise, mais s’intéressant beaucoup plus à l’organisation du jeu collectif et au travail d’équipe en réseau qu’aux performances techniques des outils. Ces efforts passent par l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre théorique et méthodologique commun dont il nous paraît difficile de faire l’économie, tant la dimension collective du travail en réseau désormais incontournable impose une méthodologie rigoureuse.

77Si la science de l’information est bien, comme le dit Jean Meyriat, cette science qui s’intéresse aux « processus de mise en forme des idées, de prise de décision et d’édition de documents, ainsi que de diffusion et de mise à disposition de ces documents » (Meyriat, 1983), alors la théorie que nous appelons de nos vœux est bien cette théorie de l’organisation des connaissances dont nous avons souhaité ici proposer une ébauche fondée sur l’adoption d’une terminologie normalisée pour décrire les concepts de base. Celle-ci observe en effet les processus à l’œuvre dans notre mémoire pour la mise en forme de nos idées (connaissances puis savoirs), afin de pouvoir en étendre le principe à l’organisation d’une mémoire documentaire collective en soutien aux processus de prise de décision, conçue aussi bien pour une mise à disposition des documents garante de réactivité, que pour leur diffusion par adressage direct garante d’une intelligibilité optimale.

78À l’heure où « la connaissance informelle explose, ce fond inépuisable composé des multiples savoirs et compétences du quotidien dont la connaissance formelle et codifiée n’est que la courte pointe émergée » (Sue, 2009), l’OC doit pouvoir jouer un rôle essentiel pour que cette « courte pointe » ne s’engloutisse pas dans l’océan informel d’une information qui ne serait plus maîtrisée.

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Bibliographie

Figure 4 : transmission des savoirs
et organisation des connaissances

(dessin de Franquin, 1979)

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Pour citer cet article

Référence papier

Francis Beau, « L’organisation des connaissances au cœur de la démarche scientifiqueOrganiser une mémoire pour comprendre et savoir, puis agir et décider avec sagesse », Études de communication, 39 | 2012, 77-103.

Référence électronique

Francis Beau, « L’organisation des connaissances au cœur de la démarche scientifiqueOrganiser une mémoire pour comprendre et savoir, puis agir et décider avec sagesse », Études de communication [En ligne], 39 | 2012, mis en ligne le 01 décembre 2014, consulté le 24 avril 2017. URL : http://edc.revues.org/3885 ; DOI : 10.4000/edc.3885

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Auteur

Francis Beau

Francis Beau - Chercheur indépendant

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Droits d’auteur

© Tous droits réservés

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